Europese verordening was monsterklus voor VvAA, maar Legal Manager bood uitkomst

Digitale weerbaarheid is een belangrijk aandachtspunt, zeker voor organisaties zoals VvAA, die zorgprofessionals op verschillende manieren ondersteunt, onder meer als schadeverzekeraar. Sinds januari moet VvAA voldoen aan nieuwe Europese wetgeving. De voorbereiding daarop was een enorme klus, maar Legal Manager bood de ondersteuning die de organisatie nodig had.

Bedrijfsjuristen Coert van Driel en Tjitske Hoek hebben samen met paralegal Mandy Vroon en collega’s van de afdelingen Risk Management, IT, Security en Compliance een intensieve periode achter de rug.

Financiële organisaties zoals VvAA moeten voldoen aan de Digital Operational Resilience Act, oftewel DORA. Deze verordening is bedoeld om IT-risico’s beter te beheersen en organisaties weerbaarder te maken tegen cyberdreigingen. Dat betekende dat er aanvullende contractuele afspraken met leveranciers moesten worden gemaakt en dat er een grote hoeveelheid gegevens moest worden verzameld.

“Ongeveer 12.000 Europese bedrijven moeten een informatieregister aanleveren,” legt Coert uit. “Toezichthouders voeren daarop allerlei data-analyses uit om te bepalen waar concentratierisico’s liggen. Inmiddels weten we uit ervaring dat het correct aanleveren van zo’n register geen eenvoudige opgave is.”

VvAA moest metadata aanleveren van 65 IT-leveranciers. Per overeenkomst ging het om 94 datavelden, variërend van de Legal Entity Identifier-code tot gegevens over onderaannemers.

“Het was echt een enorme klus,” zegt Coert. “Van jurist werden we plotseling dataverwerker, met een team van slechts drie mensen.”

Tjitske vult aan: “Ik kan meekijken en begrijp wat er gebeurt, maar het is simpelweg niet mijn expertise. Bovendien liepen er tegelijkertijd nog veel andere werkzaamheden door.”

Extra ondersteuning was nodig

“We hebben eerst onderzocht of we AI voor dit project konden inzetten,” vertelt Coert. “Er zijn tools die contracten in een contractmanagementsysteem kunnen analyseren en daar de juiste gegevens uit kunnen halen. Het proces bleek echter te complex en leverde te veel fouten op. Toen beseften we dat we extra mensen nodig hadden.”

“Je zou externe advocaten kunnen inhuren, maar die zijn veel te duur voor dit soort werkzaamheden. Dat is niet logisch. Zo zijn we uiteindelijk bij Legal Manager terechtgekomen.”

Vanaf begin 2024 nam Mandy het voortouw in de samenwerking.

“We hebben eerst een template van het Verbond van Verzekeraars aangepast, zodat we die zo effectief mogelijk konden gebruiken,” legt de paralegal uit. “Voor iedere overeenkomst was een addendum met aanvullende bepalingen nodig. Dat betekende dus een afzonderlijk addendum voor iedere overeenkomst. Legal Manager kon die addenda met behulp van de templates opstellen voor onze IT-leveranciers. Dat proces verliep heel soepel.”

“We hielden de communicatie direct en informeel via chats en videovergaderingen,” vertelt Mandy. “Sil Vogel coördineerde alles heel prettig en ik had vooral contact met Nassim Aoulad Haddou. We maakten samen afspraken over de werkwijze, waarna zij het werk konden uitvoeren op momenten die het beste pasten binnen de planning van Legal Manager.”

“We hielden wijzigingen bij in een Excel-bestand, zodat iedereen eenvoudig kon zien wat nog in het register moest worden verwerkt. We werken zelf met Legisway en Legal Manager heeft daar veel ervaring mee. Dat maakte het proces nog eenvoudiger.”

Sterke digitale vaardigheden

Het team van Legal Manager kon werken op laptops van VvAA en kreeg zo op afstand toegang tot alle benodigde systemen.

“Dat werkte perfect,” vertelt Coert. “Binnen Teams hebben we ook een aparte omgeving ingericht, zodat we precies konden zien wanneer iemand online was of aan een bepaalde taak had gewerkt. Je merkt duidelijk dat ze over sterke digitale vaardigheden beschikken.”

“Ze werken met studenten en recent afgestudeerden, maar ook die teamleden hebben een goed begrip van wat er in een overeenkomst staat.”

Na een intensieve zomer begon VvAA de eerste resultaten van de samenwerking te zien.

“We hebben ons vrijwillig aangemeld voor een proefronde,” vertelt Mandy. “Daardoor kregen we een beter beeld van wat er precies werd verwacht en konden we controleren of we op de goede weg zaten.”

“De terugkoppeling was natuurlijk spannend, maar de resultaten bleken veel positiever dan verwacht. Vanaf dat moment heeft Legal Manager het project verder voortvarend opgepakt.”

Het grootste deel van het werk is inmiddels afgerond en het ondersteuningsteam van Legal Manager heeft zijn opdracht voltooid. Coert merkt op dat het project ook zo is ingericht dat VvAA er in de toekomst voordeel van blijft houden.

“DORA blijft natuurlijk van kracht. Bij iedere nieuwe overeenkomst zullen we deze gegevens opnieuw moeten aanleveren. Het prettige is dat Legal Manager een duidelijke handleiding voor ons heeft opgesteld. Daardoor weten we nu precies hoe we het proces moeten aanpakken en op welke punten we extra moeten letten.”

“Een ander groot voordeel is dat ze heel breed inzetbaar zijn,” voegt Tjitske toe. “Je kunt ze bijvoorbeeld ook inschakelen bij een overname of wanneer je een deel van je bedrijf verkoopt.”

“Ze zijn toegankelijk en enthousiast, professioneel en tegelijkertijd informeel. Dat past goed bij ons. De samenwerking is voor nu afgerond, maar Legal Manager staat zeker op ons lijstje voor de volgende keer dat we ondersteuning nodig hebben.”