Legal Manager biedt externe vertrouwenspersoon en ondersteuning PSA-beleid via Trusted workplace

Werkdruk, pesten en intimidatie: als werkgever ben je verplicht beleid te voeren tegen deze vormen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). In de praktijk blijft er echter veel liggen door gebrek aan tijd, kennis of een concrete aanpak. Gecertificeerd vertrouwenspersoon Birgit ’t Hart biedt daarom haar expertise aan als aanvullende dienstverlening via Legal Manager.

“Veel werkgevers hebben onvoldoende zicht op wat er binnen hun organisatie speelt of wat er nodig is,” vertelt ’t Hart, oprichter van Trusted Workplace. “Soms voelen medewerkers zich niet veilig genoeg om ongewenst gedrag te melden of kijken mensen bewust weg. Juist daar valt winst te behalen. Wat je niet weet, kun je ook niet verbeteren.”

“Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is belangrijk, maar niet voldoende,” vervolgt ’t Hart. “Trusted Workplace is opgericht vanuit de overtuiging dat sociale veiligheid vraagt om een integrale aanpak. Maatregelen moeten niet alleen goed bedoeld zijn, maar ook werkbaar in de praktijk en breed gedragen worden binnen de organisatie.”

Beleid opstellen

Een belangrijke eerste stap is het opstellen van een helder beleid rond ongewenste omgangsvormen. Wat verstaat een organisatie onder gewenst en ongewenst gedrag? Welke normen en waarden gelden er? Door dit expliciet vast te leggen, ontstaat er duidelijkheid en openheid. Zo’n beleid vormt bovendien een goede basis voor het gesprek op de werkvloer.

“Wanneer medewerkers worden betrokken bij de totstandkoming van het beleid, begrijpen zij het niet alleen beter, maar is de kans ook groter dat zij het ondersteunen. Als er draagvlak is, wordt het makkelijker om elkaar aan te spreken op gedrag. Trusted Workplace gelooft daarom in een proactieve aanpak. Beleid, voorlichting en training gaan bij ons hand in hand.”

Om organisaties snel inzicht te geven in hun huidige situatie, voert ’t Hart zogenoemde quick scans uit.

“Deze methodiek heb ik eerder ontwikkeld als opdrachtnemer voor klanten van Legal Manager. In korte tijd brengen we risico’s, hiaten en verbeterpunten in kaart. De aanpak blijkt zeer effectief bij het opstellen of actualiseren van PSA-beleid. Na de scan ontvangt de organisatie een helder stappenplan waarmee gericht aan verbeteringen kan worden gewerkt.”

Grote gevolgen

Als vertrouwenspersoon weet ’t Hart hoe groot de gevolgen van ongewenste omgangsvormen kunnen zijn voor het welzijn van medewerkers.

“Het kan leiden tot werkstress, burn-out, langdurig verzuim of zelfs vertrek. Dat is niet alleen schadelijk voor de persoon die ermee te maken krijgt. Langdurige uitval of vertrek legt ook extra druk op het achterblijvende team en kan de organisatie veel geld kosten. Als werkgever kun en moet je daartegen optreden.”

Een goed PSA-beleid is niet alleen belangrijk om verzuim en kosten te beperken, maar ook vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap en integriteit.

“Het verlaagt het verzuim, verhoogt de productiviteit en versterkt de samenwerking. Medewerkers voelen zich veiliger, zijn gemotiveerder en vaak loyaler. Een sterk PSA-beleid levert de organisatie dus op meerdere vlakken voordelen op.”

’T Hart legt uit dat een vertrouwenspersoon er niet is om het probleem over te nemen of op te lossen.

“De rol is vooral begeleidend. Ik ben van nature actiegericht, maar in deze functie is luisteren het belangrijkst. Een goed gesprek is vaak al een grote stap vooruit. Wanneer de melder vervolgstappen overweegt, denk ik mee over de mogelijkheden. Ik neem de regie echter nooit over. Die blijft altijd bij de melder.”

“Medewerkers kunnen op een laagdrempelige manier contact met ons opnemen en desgewenst anoniem melden via een beveiligde online omgeving die toegankelijk is met een QR-code.”

Afgestemd op de behoeften van de organisatie

Via Trusted Workplace biedt ’t Hart verschillende pakketten aan die worden afgestemd op de behoeften van de organisatie. Daarbij kan worden gedacht aan 24/7 bereikbaarheid als vertrouwenspersoon, begeleiding bij meldingen of klachten voor zowel de melder als de beschuldigde, het opstellen van gedragscodes, de implementatie van beleid en ondersteuning bij arboverplichtingen.

Daaronder valt ook ondersteuning bij de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie, oftewel de RI&E, en het bijbehorende Plan van Aanpak.

Ook de juridische kennis van ’t Hart komt daarbij goed van pas.

“Bijvoorbeeld bij het opstellen van beleid of bij het bepalen of een situatie gaat om een arbeidsconflict of om ongewenst gedrag. Wat mij nu echt drijft, is echter het menselijke contact en het verschil dat je binnen een organisatie kunt maken.”

“Zodra beleid bespreekbaar wordt en mensen zich durven uitspreken, zie je beweging ontstaan. Medewerkers worden zich bewuster van kwetsbaarheden en gaan nadenken over hun eigen gedrag. We kunnen ook een verdiepend onderzoek naar werkdruk uitvoeren in het kader van de RI&E. Dat levert concrete inzichten en oplossingen op.”

“Dan zie je het vliegwiel op gang komen. Het is mooi om dat proces van dichtbij mee te maken.”