Werkdruk, pesten, intimidatie: als werkgever ben je verplicht om beleid te voeren tegen zulke psychosociale arbeidsbelasting (PSA). In de praktijk blijft er echter veel liggen, door gebrek aan tijd, kennis of een concrete aanpak. Gecertificeerd vertrouwenspersoon Birgit ’t Hart biedt daarom haar expertise aan als aanvullende service bij Legal Manager.

“Veel werkgevers hebben onvoldoende zicht op wat er speelt of nodig is”, vertelt ’t Hart, oprichter van Trusted workplace. “Soms omdat medewerkers zich niet veilig genoeg voelen om ongewenst gedrag te melden of omdat wordt weggekeken. En juist dáár is winst te behalen. Wat je niet weet, kun je ook niet verbeteren.”

“Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is belangrijk, maar niet voldoende,” aldus ’t Hart. “Trusted workplace is opgericht vanuit de overtuiging dat sociale veiligheid vraagt om een integrale aanpak. Maatregelen moeten niet alleen goed bedoeld zijn, maar ook werkbaar in de praktijk én gedragen worden binnen de organisatie.”

Opstellen van beleid

Een belangrijke eerste stap is het opstellen van een helder beleid rond ongewenste omgangsvormen. Wat verstaat een organisatie onder gewenst en ongewenst gedrag? Welke normen en waarden gelden er? Door dat expliciet te maken, ontstaat er duidelijkheid en openheid. Bovendien is zo’n beleid een basis voor het gesprek op de werkvloer.

“Als je medewerkers betrekt bij de totstandkoming, wordt het niet alleen beter begrepen maar ook meer gedragen. En als er draagvlak is, wordt het makkelijker om elkaar aan te spreken op gedrag. Trusted workplace gelooft dan ook in een proactieve aanpak. Beleid, voorlichting en training gaan bij ons hand in hand.”

Om organisaties snel inzicht te geven in hun situatie, voert ’t Hart zogeheten quick scans uit. “Deze methodiek heb ik eerder als opdrachtnemer voor klanten van Legal Manager ontwikkeld. We brengen in korte tijd risico’s, hiaten en verbeterpunten in kaart. De aanpak blijkt zeer effectief bij het opzetten of actualiseren van PSA-beleid. Na de scan volgt een helder stappenplan, waarmee de organisatie gericht aan de slag kan.”

Grote gevolgen

Als vertrouwenspersoon weet ’t Hart hoe groot de gevolgen kunnen zijn van ongewenste omgangsvormen voor het welzijn van werknemers. “Ze kunnen leiden tot werkstress, burn-out, langdurig verzuim of zelfs vertrek. En dat is niet alleen schadelijk voor het slachtoffer. Langdurige uitval of vertrek raakt ook het achterblijvende team en kost de organisatie veel geld. Dat kun en móét je als werkgever voorkomen.”

Het voeren van een goed PSA-beleid is niet alleen van belang om verzuim en kosten te beperken, maar ook vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap en integriteit. “Het verlaagt verzuim, verhoogt de productiviteit en versterkt de samenwerking. Medewerkers voelen zich veiliger, zijn gemotiveerder en vaak loyaler. Een goed PSA-beleid levert dus aan alle kanten voordelen op.”

’T Hart legt uit dat een vertrouwenspersoon geen probleemoplosser is. “Het is een begeleider. Ik ben van nature actiegericht, maar in deze rol is luisteren het belangrijkst. Vaak is een goed gesprek al een grote stap. Als de melder vervolgstappen overweegt, denk ik mee. Maar ik neem het nooit over: de regie ligt altijd bij de melder. Melden kan bij ons laagdrempelig en desgewenst anoniem, via een beveiligde online omgeving met QR-code.”

Afgestemd op behoeftes

Via Trusted Workplace biedt ’t Hart verschillende pakketten aan, afgestemd op de behoeften van de organisatie. Denk aan 24/7 bereikbaarheid als vertrouwenspersoon, begeleiding bij meldingen (zowel voor melder als beschuldigde), het opstellen van gedragscodes of het implementeren van beleid en ondersteuning bij arboverplichtingen zoals de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het bijbehorende Plan van Aanpak.

Daarbij komt ook de juridische kennis van ’t Hart van pas. “Bijvoorbeeld bij het opstellen van beleid of het onderscheid kunnen maken tussen een arbeidsconflict of ongewenst gedrag. Maar wat mij nu echt drijft, is het menselijk contact en het verschil dat je maakt in de organisatie.”

“Zodra beleid bespreekbaar wordt en mensen zich uitspreken, zie je beweging. Medewerkers worden zich bewust van kwetsbaarheden en denken na over hun eigen gedrag. Of we voeren een verdiepend onderzoek uit naar werkdruk in het kader van de RI&E - dat levert dan concrete inzichten en oplossingen op. Dan zie je het vliegwiel op gang komen. En dat is mooi om van dichtbij mee te maken.”