Digitale weerbaarheid is een heet hangijzer, zeker bij organisaties als VvAA, die ondersteuning biedt aan zorgprofessionals - onder andere als schadeverzekeraar - moet sinds januari voldoen aan nieuwe Europese wetgeving. Een monsterklus om voor te bereiden, maar gelukkig bood Legal Manager uitkomst.

Bedrijfsjuristen Coert van Driel, Tjitske Hoek en paralegal Mandy Vroon hebben samen met hun collega’s van de afdelingen Risk Management, IT, Security en Compliance een intensieve tijd achter de rug. Financiële organisaties zoals VvAA moeten zich tegenwoordig houden aan de Digital Operational Resilence Act, een verordening om IT-risico’s beter te beheersen en daarmee weerbaarder te worden tegen cyberdreigingen. Er moesten dus aanvullende aanspraken met leveranciers komen én een grote hoeveelheid gegevens worden verzameld.

“Zo’n 12.000 Europese bedrijven moeten een informatieregister aanleveren”, legt Coert uit. “Toezichthouders laten daar vervolgens allerlei data-analyses op los om te zien waar de concentratierisico’s liggen. Het correct aanleveren van dat register is geen pretje, weten we inmiddels.”

VvAA moest metadata aanleveren van 65 van haar IT-leveranciers. Per overeenkomst ging dat om 94 datavelden, van de Legal Entity Identification-code tot de gegevens van onderaannemers. “Een hell of a job”, zegt Coert samenvattend. “Van jurist werden we opeens dataklopper, met een team van slechts drie mensen’’. Tjitske: "Ik kijk mee en snap wat er gebeurt, maar het is gewoon echt niet mijn ding. Bovendien lopen er nog heel veel andere werkzaamheden tussendoor.”

Extra handjes nodig

“We hebben eerst nog wel gekeken of we dit met AI konden doen”, vertelt Coert. “Er zijn tools die in staat zijn om analyses te maken in een contractmanagementsysteem en daar de juiste data uit te trekken. Maar dat bleek te complex te zijn, het leverde te veel fouten op. We beseften dat we dus extra handjes nodig hadden. Dan kun je externe advocaten inhuren, maar die zijn hier veel te duur voor. Dat moet je niet willen. Zo kwamen we terecht bij Legal Manager.”

Vanaf begin 2024 nam vooral Mandy het voortouw in die samenwerking. “Eerst pasten we een template van het Verbond van Verzekeraars aan zodat we dat zelf optimaal konden inzetten”, vertelt de paralegal. “Want voor elke overeenkomst moest er een addendum met aanvullende afspraken komen. Dat betekent dus een addendum voor iedere overeenkomst. Legal Manager kon die addenda via de templates opmaken voor onze IT-leveranciers. Dat werkte heel soepel.”

“We hielden lekker korte lijntjes via chats en videovergaderingen”, vertelt Mandy. “Sil Vogel coördineerde alles heel fijn en verder hield ik vooral contact met Nassim Aoulad Haddou. We maakten samen afspraken en daarna konden zij ermee aan de slag op een moment dat het beste uitkwam bij Legal Manager. Wijzigingen hielden we bij via een Excel-sheet, zodat iedereen ook makkelijk wist wat er nog verwerkt moest worden in het register. We werken zelf in Legisway en daar hebben zij ook heel veel ervaring mee, dus dat maakte het nog een stukje makkelijker.”

Sterke digitale vaardigheden

Het team van Legal Manager kon op de laptops van VvAA werken en had zo op afstand toegang tot alle nodige systemen. “Dat werkte perfect”, vertelt Coert. “Binnen Teams maakten we nog een aparte omgeving aan, zodat je precies kon zien wanneer iemand online was of ergens aan had gewerkt. Je merkt dat ze behoorlijk sterke digitale vaardigheden hebben. Ze werken met studenten en mensen die net zijn afgestudeerd, maar die hebben toch ook een goede notie van wat er in een overeenkomst staat.”

Na een intensieve zomerperiode zag VvAA de eerste resultaten terug van die samenwerking. “We gaven ons vrijwillig op voor een dry run”, vertelt Mandy. “Zo konden we meer feeling krijgen met wat er precies werd verwacht en zien of we op de juiste weg zaten. De terugkoppeling is dan natuurlijk spannend, maar die bleek heel erg mee te vallen. Vanuit daar heeft Legal Manager verder doorgepakt.”

Het grootste werk is inmiddels gedaan, dus is het ondersteunende team van Legal Manager weer vertrokken. Coert merkt op dat alles nu ook mooi is achtergelaten voor de toekomst. “De DORA blijft natuurlijk bestaan. Bij elke nieuwe overeenkomst moeten we deze data weer indienen. Het fijne is dat Legal Manager daar een mooie handleiding voor heeft gemaakt. Zo weten we precies hoe we het moeten aanpakken en op welke punten we daarbij moeten letten.”

“Een mooie bijkomstigheid is dat ze zoveel verschillende dingen kunnen”, voegt Tjitske toe. “Je kunt ze ook inzetten als je bijvoorbeeld een overname doet of een deel van je bedrijf in de verkoop gaat. Ze zijn makkelijk benaderbaar en enthousiast, professioneel en tegelijkertijd informeel. Dat past goed bij ons. Onze samenwerking is voor nu afgerond, maar ze staan zeker op ons lijstje voor het geval we weer hulp kunnen gebruiken.”