Wie het huishouden doet, krijgt vanzelf ook inzicht in de inrichting. Legal Manager ziet daarom het takenpakket groeien. Waar we vaak inspringen bij administratieve taken – ofwel: de corporate housekeeping – is de volgende stap naar inhoudelijkere zaken snel gezet. Thomas Kuijken, een gewaardeerde kracht van Legal Manager en betrokken bij de onboarding van klanten, weet als geen ander hoe dit proces verloopt.

Sterke structuur

Wanneer iemand een huishoudhulp aanneemt, is het overzicht zoek. "Vaak starten bedrijven met een project, dan moeten er bijvoorbeeld grote hoeveelheden aan contracten en entiteiten ingevoerd worden in een softwaresysteem", vertelt Thomas. Deze software wordt gebruikt om de corporate housekeeping goed te organiseren. Daarbij geldt als klein detail of de klant op nul begint. "Als er nog helemaal geen software beschikbaar is om dit te doen, bellen wij met Wolters Kluwer, de developer van het programma LegisWay. Welk type documenten, welke mapjes, welke software past bij het bedrijf. Zo stellen we het samen en vervolgens vullen we het met documenten en informatie."

Daarbij is afstemming belangrijk. "Modules en contracten bepalen de afwegingen. Sommige klanten hebben bijvoorbeeld privacy in een eigen systeem. En per branche verschilt het welke juridische vraagstukken je uit een contract haalt", weet Thomas. "We kunnen ook schakelen tussen verschillende systemen, zo hebben wij klanten die bijvoorbeeld Dilligent Entities of SharePoint gebruiken voor de corporate housekeeping. Ook daar overleggen we veel om de databases aan te passen aan de wensen van de klant."

De volgende stap

Bij Legal Manager begon Thomas zelf ook met corporate housekeeping; hij hielp klanten met hun dagelijkse administratie. Inmiddels ziet hij ook zijn werkzaamheden bij klanten uitbreiden. Want wie het huishouden doet, krijgt ook verstand van het interieur. "Nu ben ik bij een klant bezig om een juridische afdeling volledig op te zetten. Van privacy tot aan de contracten zijn we dat aan het inrichten."

Hij is daarmee de belichaming van de volgende stap voor Legal Manager. De routinetaken laten invullen door Legal Tech is de basis, maar daarmee maken we niet optimaal gebruik van al het aanwezige juridische talent. "Het werk wordt steeds inhoudelijker. Dat kan, omdat we de klant echt leren kennen door die corporate housekeeping. Dergelijke uitbreiding moesten we eerder wel eens uitstellen, omdat we simpelweg de capaciteit nog niet hadden. Nu wordt het steeds gewoner."

Juridisch verlengstuk

Daar kleven ook nog een aantal voordelen aan voor de klant. "Je dient als verlengstuk van de juridische afdeling. Het is ook makkelijk om één partij te hebben voor verschillende zaken", zegt Thomas. "Het is ook erg inwisselbaar. Als ik ziek ben, heb ik Legal Manager achter mij om het op te vangen." Tot slot groeit de kunde van de aanwezige jurist ook steeds meer. Ontwikkelend talent hoeft minder snel te kijken naar de volgende stap: "Die vervolgstap wordt uitgesteld, omdat hier ook steeds meer mogelijkheden komen om het inhoudelijke werk te doen."

Heb jij ook behoefte aan structuur in je dagelijkse routinetaken? Neem dan eens contact op voor een sterke corporate housekeeping. Wie weet leidt het zomaar tot een betere inrichting van de juridische afdeling!